Какое окончание писать в канцеляризме “согласно приложению”?

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма,  выделяется 4части:

• тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
• обращение к получателю;
• основная часть;
• перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
2. О подготовке годового отчета.
3. Предоставление статистических данных.
4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

• информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
• действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
• сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

• наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
• чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые  получателю

Важно ничего не пропустить, и указать все документы

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений. Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать  сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Подробная инструкция как заполнять приложение к диплому

• При заполнении лицевой стороны требуется указывать в именительном падеже полную фамилию, имя, а также отчество.
• Требуется указывать полную дату рождения обучающегося. Делается это в строго определённом порядке: дата рождения пишется в виде полной цифры (10), месяц указывается прописью (декабря), а год указывается строго в четырехзначном формате, после чего необходимо слово «года» прописью – 1991 года.
• Существует отдельная графа для записи документа об окончании, на основе которого издается приказ о зачислении обучающегося в соответствующее учебное заведение – «Предыдущий документ об образовании». В данной строке нужно указать и полностью расписать полное наименование предыдущего места обучения, а также год его окончания. Это может быть: аттестат об окончании учебного заведения – школы.
• В некоторых случаях предусмотрены соответствующие вступительные экзамены для определенного перечня направлений обучения. Эта графа может и остаться пустой, так как не для всех направлений нужно сдавать вступительные экзамены. В соответствии с вышеизложенной информацией – данная графа заполняется или же пропускается при заполнении.
• Существует отдельная строка, в которой обозначается год поступления и год окончания соответствующего высшего учебного заведения. Все эти даты указываются в четырехзначном цифровом формате, в соответствии с годами поступления и окончания соответствующего студента.
• Предусмотрена отдельная графа, в которой указывается период обучения в соответствующем учебном заведении. В зависимости от формы обучения временной отрезок обучения может растянуться от 4 до 5 лет.
• Графа «Направление» заполняется на основе направления обучения, которое заканчивает выпускник в соответствующем высшем учебном заведении.
• Графа «Специализация» заполняется исключительно магистрантами и лицами, которые проходили обучение по программе специалитета (5 лет). Бакалавры заполняют эту строку словами – «не предусмотрено». Категорически нельзя писать код специализации в данной графе.
• Предусмотрена отдельная графа для выполненных курсовых работ, которые были выполнены за весь период обучения. Здесь должны быть перечислены все работы с указанием их наименований и соответствующей оценкой, обязательно в прописной форме.
• «Практика» — указываются все практики, а также их виды, которые были студентом пройдены в процессе обучения, а также, в обязательном порядке, сроки их проведения и соответствующие оценки.
• Существует отдельная графа для итоговых государственных экзаменов, в которых указываются все соответствующие наименования экзаменов, а также соответствующая оценка по каждому из них, обязательно в прописной форме.
• Есть отдельная графа, которая относится к продолжительности написания квалификационной работы, здесь необходимо четко обозначить временные рамки работы над этим документом. Также указывается сам день, в который проходила защита выпускной работы, ее полное наименование, а также оценка, строго в прописной форме.
• В соответствующей графе необходимо указать на основании зачетной книжки все зачетные предметы и проставить их.

Так и не нашли ответ на вопрос?
Просто напишите,с чем нужна помощь

Мне нужна помощь

Обратите внимание

Необходимо указывать все обозначения, которые необходимо указать во время заполнения, будь то название специальности или же наименование курсовых – необходимо без кавычек, обычной прописью.

Если на протяжении обучения было выполнено большое количество курсовых, которые в свою очередь не смогут разместиться в приведенных графах, то их можно указать на обороте приложения к диплому после перечня зачетных дисциплин.

После того, как закончится заполнение данного бланка приложений, необходимо еще раз его пересмотреть и перепроверить, чтобы избежать всех казусов.

Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

• написанные вручную;
• электронные;
• передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Современные правила употребления

Современная российская деловая орфография таких тонкостей не признаёт: теперь «согласно» положено писать с названием любой деловой бумаги в дательном падеже: «согласно приложен ию к договору …» и «согласно приложени ям 1, 2, 3 к приказу» – правильно ; «согласно приложени я » – неверно .

Устаревшее написание «под родительный падеж» пока что тоже правильное, если речь идёт о документах, которые юристы-государственники называют первичными или основополагающими: общегосударственных законах и распоряжениях министерского ранга, касающихся как минимум целой отрасли

Но что до подзаконных актов и тем более деловых бумаг низших степеней важности, то их названия после «согласно» писались в родительном падеже только в царской России, да и то если исходным документом являлся указ самодержца

Что такое приложение к диплому

Приложение — раздел, где представлены наглядные (дополнительные) материалы, в которых содержится информация по алгоритмам или авторским методикам исследования. Эти документы не могут быть включены в разделы, так как возможен нестандартный формат изложения или не подходящий объем для листа А4.

Приложения отлично дополняют дипломную работу, делают её ещё лучше и как правило, студент самостоятельно должен продумать пункты содержания. Однако, всё равно нужно их согласовывать с научным руководителем.

Что должно быть в приложении к диплому

Данный раздел содержит в себе информацию, которая раскрывает детали диплома и уточняет некоторые расчёты. Могут быть в приложении к диплому не только графические материалы, но и раздаточные, так как они глубже показывают проделанную работу.

Дополнительные материалы, которые чаще всего используются в приложениях:

1. Графики и диаграммы.
2. Большие таблицы, которые не помещаются на лист формата А4.
3. Формулы и расчёты по ним.
4. Промежуточные математические доказательства.
5. Описание аппаратуры, приборов, которые применялись во время проведения экспериментов.
6. Метрологическая экспертиза (заключение).
7. Новые методики, которые разработал автор.
8. Вспомогательный материал в виде рисунков, схем, картографий, фотокарточек и др.
9. Справочные материалы. Это может быть образец финансовой отчетности на предприятии и другая документация.

Вышеперечисленные материалы детализируют каждую главу (раздел) или определенные параграфы. Также они помогают понять, на что ориентировался дипломник, какие выводы сделал и что в итоге получилось

Также государственная аттестационная комиссия обращает внимание на то, как студент смог воспользоваться приложениями во время прочтения доклада

Программы или приложения: как правильно?

Тихо и незаметно 1990-е годы давно прошли, а вместе с ними вышли из употребления и многие слова, которые тогда казались вполне естественными, а сейчас превратились в архаизмы. Софтодром решил вспомнить те вышедшие из употребления слова, которые имеют отношение к информационным технологиям.

Среди таких слов, например, дискета — портативный носитель информации, который был популярен в 1970-х — 1990-х годах. Вместо термина «дискета» также использовалась аббревиатура ГМД — «гибкий магнитный диск». Соответственно, дисковод для работы с дискетами обозначался аббревиатурой НГМД — «накопитель на гибких магнитных дисках». В начале 2000 годов дискеты практически вышли из употребления, уступив место более емким носителям информации, таким как CD и DVD, а также более удобным в использовании USB-флеш-накопителям, в просторечии известным как «флешка».

Сейчас уже есть все основания предполагать, что через некоторое время слово «программа» среди неспециалистов станет таким же архаизмом, как «дискета» и другие слова, вышедшие из массового употребления (например, «аська», на смену которой пришли другие способы общения). В последние годы наблюдается очевидная тенденция к отказу от использования термина «программа» применительно к прикладному программному обеспечению. Вместо слова «программа» в настоящее время чаще используется термин «приложение».

В чем заключаются различия между «программой» и «приложением»? Различия есть, и они сводятся не только к терминологии.

Приложение (англ. application или сокращенно app) — это прикладная программа, предназначенная для выполнения определенных задач и рассчитанная на непосредственное взаимодействие с пользователем. В большинстве операционных систем прикладные программы не могут обращаться к ресурсам компьютера напрямую, а взаимодействуют с аппаратным и программным обеспечением посредством операционной системы.

В свою очередь, компьютерная программа — это термин, имеющий более широкое определение.

Таким образом, категория «приложение» — это часть категории «программы». Можно сказать, что любое приложение является программой, но при этом не каждая программа является приложением.

На бытовом уровне пользователи используют именно приложения, а не программы в широком смысле. И именно поэтому в онлайн-магазинах Google Play, App Store и Microsoft Store представлены не программы, а приложения, соответственно для операционных систем Android, iOS / macOS и Windows / Windows Phone.

И если в 1990-х годах люди «выходили в Интернет» (обычно с помощью диалапа), чтобы «скачать программу для компьютера», то теперь люди превратились из людей в «пользователей» и они ищут не программы, а приложения. Причём всё чаще они не «скачивают» приложения, а «загружают». В 1990-х годах термин «загрузить» имел совсем другой смысл и означал загрузку в Интернет, а не из него. И если вы не застали те времена и не знаете, что такое «диалап», то лучше вам и не знать, а учитывая падение продаж традиционных настольных ПК, слово «компьютер» скорее всего уже в ближайшее время станет таким же архаизмом как и термин ЭВМ (электронно-вычислительная машина).

Для того, чтобы включить новую экспериментальную функцию, потребуется проделать некоторые манипуляции

Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила 4 :

1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о ­поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля
(см. Рисунок 1). На самом деле это не так
. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита
«Отметка о наличии приложения
» в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись»
располагаются на одном уровне.
Однако подпись стоит располагать под
реквизитом «Отметка о наличии приложения»

через 2-4 интервала.
Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения»
, стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом
.

При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

Как оформить приложение к документу

Оформление приложения к сопроводительному письму

Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом, которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам

Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).

или в приказе по основной деятельности:

2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

или в договоре подряда:

3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.

Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.

Оформление приложения

Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.

Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:

«В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Цель составления

Прежде чем рассмотреть полученные документы адресат в первую очередь просматривает сопроводительное письмо, в котором, как правило, объясняется, причина присланных документов и просьба рассмотреть их.

Например, при получении сопровождающего послания к резюме, менеджер по подбору персонала просматривает сначала сопровождающее письмо, чтобы определить:

• Изучение претендентом вакансии, в объявлении которой работодатель отметил непременное предоставление сопровождающего послания.
• Стиль и грамотность изложения текста соискателем, чтобы выяснить уровень грамотности и умение четко излагать мысли.
• Мотивацию получения объявленной вакансии.

Целью соискателя, отправляющего сопровождающего послания к резюме является:

Изложение готовности к исполнению требований работодателя, показав, тем самым, внимательность при ознакомлении с текстом объявленной вакансии.
Привлечь внимание к себе работодателя, среди кандидатов на вакансию.
Выразить интерес к данной фирме, отметить мотивацию работы в коллективе.
Изложить сведения о себе, не отображенные в резюме, но, которые, по мнению соискателя, являются важными для демонстрации его профессиональных качеств.
Разъяснить некоторые «скользкие» вопросы, отмеченные в резюме (частая смена предприятий, уход с работы после недавнего трудоустройства на последнем месте, прерывание стажа и т. д.).
Продемонстрировать свои успехи и достижения.. Таким образом, изложив дополнительную информацию в сопровождающем послании, соискатель более полно сможет преподать себя работодателю, и тем самым привлечь его внимание к себе

Таким образом, изложив дополнительную информацию в сопровождающем послании, соискатель более полно сможет преподать себя работодателю, и тем самым привлечь его внимание к себе. Целью составления такого письма деловому партнеру или в госструктуру, обычно, является пояснение его написания, с просьбой – рассмотреть приложенные документы

Целью составления такого письма деловому партнеру или в госструктуру, обычно, является пояснение его написания, с просьбой – рассмотреть приложенные документы.

(Видео: “Сопроводительное письмо к резюме. Как написать и пример”)

К каким документам прилагают сопроводительное письмо

Например, такие письма сопровождают:

1. Акты сверок расчетов по налогам, взносам, взысканиям в государственные контролирующие ведомства (ФНС, ПФР, ФСС) и т. д.
2. Декларации в ФНС, ФСС.
3. Договора, отправляемые на подпись партнерам.
4. Коммерческие предложения.
5. Отчеты и исполнительную документацию партнерам, во всевозможные структуры и т.д.
6. Резюме соискателя вакансии.

При оформлении сопроводительного письма, необходимо присвоить ему регистрационный номер, согласно правил делопроизводства, и зарегистрировать его в книге исходящей документации. Адресат, получившие такой документ обязан зарегистрировать входящий номер письма. Выполнение таких действий позволяет отследить каждое письмо, что является важным обстоятельством в деловой переписке.

Кроме этого, в сопровождающем письме может содержаться опись прикрепленных документов, благодаря чему можно доказать факт отсылки той или иной бумаги. Также в письме могут быть отображены сроки для ответа и обратного отправления пакета документов, например, при их подписании.

Оформление сопроводительных писем чаще всего возлагают на секретаря или делопроизводителя (если таковой имеется в штате). При отсутствии в штате таких вакансий эту работу осуществляет лицо, ответственное за данный участок работы.

При оформлении письма требуется соблюдать деловой стиль общения и грамотное формулирование текста, без допущения ошибок и исправлений. Письмо, обычно, подписывает руководитель фирмы или его заместитель.

https://youtube.com/watch?v=wFgeKVpW3fU

(Видео: “Как составить сопроводительное письмо”)

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Похожие записи:

Как и сколько варить бульон из индейки Что такое шейный кифоз? Марганец Чем отстирать банан с детской одежды Как правильно заморозить свежие шампиньоны Уход за паркетом: основные правила и рекомендуемые средства